Een verbeterd zorgproces ondersteund door een nieuw ECD

03 februari 2020

Vanaf begin 2020 werken we binnen Radar met een nieuw ECD (Elektronisch Cliënt Dossier). Het nieuwe systeem heet ONS en is afgelopen najaar gefaseerd uitgerold binnen alle teams. Bij de overgang naar dit nieuwe systeem zijn eerst alle stappen van het zorgproces goed onder de loep genomen en verbeteringen doorgevoerd. Echo Online sprak met de twee projectleiders Catharina Walma (verbeterd zorgproces) en Harrie Ritterbeeks (nieuwe ECD) over hoe dit proces is verlopen en wat het heeft opgeleverd.

zorgproces in stappen

Waarom een nieuw ECD?

Catharina vertelt: "Na een grondige analyse met het projectteam is geconstateerd dat het oude ECD in CURA in de loop der jaren een soort kerstboom was geworden met allerlei toeters en bellen waarin de logica en samenhang met het zorgproces ver te zoeken was. Bovendien was het systeem niet echt gebruiksvriendelijk en hadden medewerkers moeite om dingen te vinden. Toen we ons zorgproces helemaal opnieuw in kaart brachten, werd snel duidelijk dat de leverancier van CURA het verbeterde proces niet goed kon faciliteren. Om deze kwaliteitsslag te kunnen maken zijn we dus op zoek gegaan naar een nieuw systeem en kwamen we terecht bij ONS van Nedap. In het voorjaar van 2019 zijn we gestart met een pilot in Heuvelland om te testen of het verbeterde zorgproces ook goed weggezet kon worden in het nieuwe ECD in ONS. Dat bleek het geval te zijn.” Harrie: “Het nieuwe systeem ONS werkt met een vaste structuur, is logischer ingericht en bovendien is het goedkoper. Het ‘kappen van die kerstboom’ is nu een investering maar op termijn wordt er geld mee bespaard.”

Samenhang stappen zorgproces

Het projectteam van Catharina heeft eerst de vier stappen van het zorgproces in samenhang gebracht en gekeken wat doeltreffender en doelmatiger kan. Catharina: “We kwamen er achter dat de start in de beeldvormingsfase veel beter kon. In deze fase wordt goed gekeken wie de cliënt is, wat zijn enerzijds zijn wensen, dromen en talenten en anderzijds zijn ondersteuningsbehoeften en vermogen. In de oude manier van werken was er niet echt structureel een moment waar je het met de cliënt alleen over zijn wensen en dromen en kwaliteiten hebt. Dat gebeurt nu in het verbeterde zorgproces in het POS interview, door hier expliciet met onze waarderend onderzoekende wijze naar op zoek te gaan. Nieuw is ook het dialooggesprek, hier komt alles logisch samen en de uitkomst van dit gesprek geeft de richting voor het opstellen van het ondersteuningsplan, en de doelen waar we het komend half jaar met de cliënt mee aan de slag gaan. Tijdens het dialooggesprek gebruiken we een groot vel met in het midden een tekening van een poppetje.

En het mooie is dat cliënten zich zelf erin herkennen en teruggeven dat het gesprek nu meer dan voorheen echt over hen gaat en zij zelf aan het woord zijn. Na afloop van het gesprek krijgt de cliënt deze tekening ook mee.”

Over het verbeterde zorgproces is voor medewerkers een animatiefilm gemaakt waarin cliënt Juul de vier stappen van het zorgproces doorloopt en vertelt wat er verbeterd is. Bekijk hier de film  

Overzetten gegevens oude ECD naar nieuwe ECD

Het overzetten van gegevens uit het systeem CURA naar het nieuwe systeem ONS vereist natuurlijk zorgvuldigheid. Daarvoor is eerst geïnventariseerd wat nodig is om het nieuwe systeem op een goede manier te kunnen starten en wat de medewerkers nodig hebben om te kunnen werken. Harrie legt uit: “We hebben er bewust voor gekozen om het oude systeem (de kerstboom met toeters en bellen) los te laten en niet één op één over te kopiëren naar het nieuwe systeem. Vanzelfsprekend is in ONS ook rekening gehouden met de richtlijnen van privacywet AVG en zijn autorisaties van medewerkers goed weggezet, zodat alleen medewerkers in zorgdossiers van cliënten komen waarvoor zij verantwoordelijk zijn.” Catharina: “Nu alle informatie in ONS is overgezet begint het pas. De komende jaren gaan we gefaseerd alle stappen van de verbeterde zorgprocessen, zowel voor de WLZ, WMO en Jeugdwet, met de cliënten doorlopen en ONS ondersteunt ons daar nu naadloos bij.”

Cliënten meer betrokken

Uit de pilot ONS die in Heuvelland is gedaan, gaven cliënten terug blij te zijn met het dialooggesprek. De cliënt wordt meer betrokken, is meer aan het woord, het gaat over zijn leven, over zijn doelen. Ook de deelraad cliënten Walravenstraat vertelde manager Ada Stolk afgelopen november dat het dialooggesprek ‘echt over ons gaat en we ons daarmee gehoord voelen’. Door deze verbeteringen krijgt de cliënt echt een ondersteuningsplan op maat en werken we nog professioneler.

Omdat de medewerkers de gegevens van cliënten in ONS sneller vinden, het logischer is ingericht op het zorgproces en informatie op één beeldscherm zichtbaar is, scheelt dat ook in tijd dat ze achter de computer zitten en houden ze meer tijd over voor de cliënten. Zoals een persoonlijk begeleider uit de pilot aangaf: “Als je eenmaal een goed ondersteuningsplan met de cliënt hebt vastgesteld, is het evalueren ervan een fluitje van een cent!”

Nieuw cliënt- en verwantenportaal Caren

In het oude ECD kon een cliënt, verwant of wettelijk vertegenwoordiger toegang krijgen tot het zorgdossier via het cliënt- en verwantenportaal MijnRadar, dat Radar in eigen beheer heeft ontwikkeld. Met het nieuwe ECD in ONS  gaan we met het bijbehorende landelijke cliënt- en verwantenportaal Caren .Afgelopen najaar heeft een aantal verwanten in Heuvelland Caren getest. Zij zijn tevreden over het nieuwe portaal en vinden het gebruiksvriendelijk.

De voormalige MijnRadar gebruikers hebben eind januari een mail ontvangen zodat zij vanaf 1 februari weer toegang hebben tot het zorgdossier via Caren. Tevens start in februari een pilot met enkele cliënten uit Heuvelland die het portaal gaan testen. Er is dan ook aandacht voor de ondersteuningsbehoefte bij het gebruik van het portaal. Verwanten en wettelijk vertegenwoordigers die toegang tot het zorgdossier via Caren wensen, kunnen hierover met de persoonlijk begeleider van hun kind of verwant contact opnemen.

Meer informatie over Caren vind je op www.radar.org/caren

Omarmd

Harrie: “Een nieuw systeem is voor iedereen altijd wennen. Toch is het opmerkelijk hoe snel alle medewerkers ONS hebben omarmd en er mee aan de slag zijn gegaan, het is bewonderingswaardig en verdient een groot compliment.“ Catharina: “De twee projectgroepen hebben samen nauw opgetrokken, want dat het zorgproces en het systeem niet zonder elkaar kunnen is wel gebleken, daar zijn we ook best trots op. Oh ja, die kerstboom-ECD is niet meer, we kunnen nu wel spreken van een stevige eik!”

Reacties (0)

Reactie toevoegen +